I N T R O
D U C C I Ó N
Este
trabajo presenta varios puntos referentes a la administración de proyectos y a
la persona encargada de conducirlos hacia un fin exitoso.
Se exponen
el significado de la administración de proyectos dentro de las organizaciones
actuales, su importancia, funciones y se explica por qué se le considera una
solución al problema surgido del incremento de operaciones, dentro de las
actividades que llevan a cumplir un objetivo.
También se
hace mención al papel que cumple un administrador de proyectos dentro de una
organización y las tareas que lleva a término para la realización de las metas
propuestas.
CONCEPTOS
Proyecto
Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o
servicio único que tiene un plan y productos a entregar, que tiene
restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y
limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de
actividades concurrentes.Administración Aplicación de conocimientos,
habilidades,de Proyectos herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requerimientos del proyecto.
PROCESO
DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Definir AlcanceInicio y Arranque y
Compromiso Organización Desarrollar Planeación y Formación del Equipo Plan
Ejecutar PlanEjecución del Proyecto Seguimiento y Control Entrega delEntrega,
Cierre y Soporte Producto y Cierre del Proyecto
¿ QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ?
Es la
planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo.
También se
dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una
atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de
lograr un conjunto de metas.
Esta
actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos
humanos y tecnología.
La
administración de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada
en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la
industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los
cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado,
las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas,
incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los
métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la
administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organización.
Sirve para
aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones
concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.
FUNCIONES
DE LA ADMINISTRACIÓN
La
administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos,
mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la
administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.
Durante la
planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará
el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el
status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos
que se necesitarán, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de
control y coordinar durante todo el proceso de planeación
La
organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y
proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de
esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los
grados de autoridad.
El
siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento
humano hacia las metas establecidas.
Aquí se comunican
y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena
y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por último
se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.
¿ QUÉ ES
EL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS ?
El
administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple con
la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un
proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único
en cada proyecto.
El
administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una
organización.
FUNCIONES
DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
El
administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando
normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también
planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos,
asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.
Otras
tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto,
darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y
reportar su avance.
Debe resolver los problemas a través
de decisiones orientadas al objetivo
Además, el administrador de proyecto
debe resolver las siguientes pregunta
* ¿ Qué se va a hacer ?
* ¿ Cuándo se va a hacer ?
* ¿ Por qué se va a hacer ?
* ¿ Cuánto dinero está disponible
para hacerlo ?
* ¿ Qué tan bien se está
haciendo el proyecto ?
IMPORTANCIA
DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
La posición del administrador de
proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas
como para excluir una administración efectiva y más específica usando
estructuras y relaciones organizacionales tradicionales.
Además, esta persona provee el
liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red
organizacional.
ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL
PROYECTO
Describir los procesos necesarios para
asegurar que los diversoselementos del proyectos son coordinados adecuadamente.
Desarrollo del Plan de Desarrollo del Plan de Proyecto Proyecto Ejecución del
Plan de Ejecución del Plan de Plan de Proyecto Plan de Proyecto Proyecto
Proyecto Control Integral de Cambios Control Integral de Cambios
ELABORACIÓN
DEL PLAN DE PROYECTO Planeación del Proyecto Plan de Plan de Plan de Plan de
Plan deRecursos Humanos Calidad Comunicación Trabajo Comunicación Plan de Plan
de Plan de Plan de Plan de Plan de Riesgos Riesgos Requerimientos
Requerimientos Métricas Métricas
RESPONSABILIDADES
DE LOS LÍDERES DE PROYECTO
Calendario
Finanzas Recursos Alcance Negociación Comunicación Resolución de Problemas
Contrato Calidad Hacer que sucedan Liderazgo las cosas Riesgos Comunicación
Después de añadir dos semanasa la
calendarización por retrasos inesperados, agrega otras tres semanas para
inesperados retrasos inesperados.
ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN
Administración Objetivo y Objetivo y
Administración del Riesgo del RiesgoAlcance delAlcance del WBS WBS Proyecto
Proyecto Administración Administración de Expectativas de Expectativas ¿QUIÉN?
del Cliente del Cliente Identificar Identificar Riesgos Administración Riesgos
Organigrama Organigrama ¿CÓMO? Administración del Alcance ¿CUÁNDO? del Alcance
Análisis de Análisis de Calendario ¿RECURSOS? Calendario
¿CUÁNTO?ParticipantesParticipantes Estimaciones Estimaciones Costo Costo
¿MEDICIÓN? Revisión y Revisión y Cierre y Cierre y Seguimiento Seguimiento
Aprobación Aprobación Lecciones Lecciones del Proyecto del Proyecto TIEMPO del
Plan del Plan Aprendidas Aprendidas
BENEFICIOS
• Pocas sorpresas
• Roles y responsabilidades
• Eficiente calendarización
DESVENTAJAS
• Control continuo del proyecto
• Curva de aprendizaje – tiempo
• Temprana identificación de
• Asignación de recursos dedicados los
problemas
• Inversión
• Trabajo en equipo
• Énfasis en la calidad
• Satisfacción del cliente
• Mejores márgenes de utilidad
CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR UNA ADMINISTRACIÓN
DEL PROYECTO
Lo que el usuario pidió lo que la gerencia cotizó lo que el líder
diseñólo que el equipo de trabajo lo que operaciones lo que el usuario
desarrolló procesó necesitaba.
CONCLUCION
Después de haber realizado este
trabajo, se puede observar que las organizaciones actuales, debido a su
complejidad de operaciones, recursos y manejo, requieren un tipo de
administración un poco más enfocada a metas específicas.
La administración de proyectos es una
respuesta a esta necesidad, teniendo como ayuda a una persona encargada de
coordinar todo el proceso. Esta persona es el administrador de proyectos, quien
es una extensión del administrador general.
Mientras que el administrador de
proyectos se encarga de propósitos específicos, el administrador general puede
delegar responsabilidades y desempeñar mejor su trabajo dentro de toda la
organización.